برای تحلیل منابع انسانی، پیش از ساختن داشبورد باید بدانیم قرار است کدام تصمیم تغییر کند. یک مثال ساده از قیف جذب.
وقتی از تحلیل داده در منابع انسانی حرف می‌زنیم، ممکن است خیلی زود به تعداد استخدام‌ها، نرخ خروج یا یک داشبورد رنگی برسیم. اما داشتن عدد لزوماً به معنی داشتن بینش نیست. من ترجیح می‌دهم از این سؤال شروع کنم: چه تصمیمی داریم که داده می‌تواند کمک کند بهتر بگیریمش؟
مسئله را به یک تصمیم وصل کنیم
فرض کنیم پیشنهادهای شغلی زیادی رد می‌شوند. «نرخ پذیرش پیشنهاد پایین است» فقط شرح وضعیت است. تصمیم می‌تواند بازنگری بازه حقوق، کوتاه کردن فرآیند یا شفاف‌تر کردن انتظار از نقش باشد. هرکدام به اطلاعات متفاوتی نیاز دارد. اگر هنوز نمی‌دانیم بین چه گزینه‌هایی انتخاب می‌کنیم، احتمال دارد به جمع کردن داده‌هایی برسیم که استفاده روشنی ندارند.
قیف جذب را با تعریف روشن ببینیم
یک مثال کاملاً فرضی: از ۱۰۰ متقاضی، ۴۰ نفر غربال اولیه را می‌گذرانند، ۲۰ نفر مصاحبه می‌شوند، ۸ نفر پیشنهاد می‌گیرند و ۴ نفر می‌پذیرند. نرخ پذیرش پیشنهاد ۵۰ درصد است، اما نرخ تبدیل متقاضی به پذیرش ۴ درصد. این دو عدد جواب دو سؤال متفاوت‌اند. لازم است معلوم کنیم متقاضی یکتا می‌شماریم یا درخواست شغلی، پیشنهاد اصلاح‌شده یک پیشنهاد است یا چند پیشنهاد، و وضعیت‌های هنوز باز چه می‌شوند.
میانگین کل می‌تواند مسئله را پنهان کند
نرخ پذیرش را به تفکیک خانواده شغلی، سطح ارشدیت و بازه زمانی ببینیم. ممکن است مسئله فقط در یک نقش خاص باشد. زمان جذب هم بهتر است در کنار میانه و وضعیت موقعیت‌های هنوز باز بررسی شود؛ حذف کردن همه پرونده‌های باز می‌تواند تصویری خوش‌بینانه بسازد. در گروه‌های کوچک، یک جابه‌جایی ممکن است درصدها را شدید تغییر بدهد، پس تعداد نمونه را کنار نرخ نمایش بدهیم.
عدد درباره آدم‌هاست
یک شاخص به‌تنهایی توضیح نمی‌دهد چرا فرد پیشنهاد را رد کرده یا سازمان را ترک کرده است. گفت‌وگو و بازخورد به تفسیر داده کمک می‌کنند. دسترسی به اطلاعات فردی هم باید متناسب با نیاز باشد؛ برای یک گزارش مدیریتی معمولاً نام افراد لازم نیست. تحلیل را در سطحی انجام بدهیم که تصمیم را پشتیبانی کند، بدون اینکه افراد از چند ویژگی قابل شناسایی شوند.
خروجی باید قدم بعدی داشته باشد
گزارش خوب برای من به یک پیشنهاد قابل آزمون می‌رسد: مثلاً برای یک خانواده شغلی، زمان بین مصاحبه نهایی و پیشنهاد را کاهش بدهیم و تغییر نرخ پذیرش را بررسی کنیم. هم‌زمان ممکن است بازار کار تغییر کند، پس نتیجه را بی‌دلیل به مداخله خودمان نسبت ندهیم. ارزش تحلیل منابع انسانی در تعداد نمودارها نیست؛ در روشن‌تر شدن تصمیم و امکان یاد گرفتن از نتیجه آن است.